Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Voxivo
ein Angebot von Togethers IT-Solutions
Inhaber: Majid Noroozi
Laurastr. 13
88250 Weingarten
Deutschland

E-Mail: support@voxivo.de
Website: www.voxivo.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Praxisangaben, Termindaten sowie weitere Angaben, die Sie uns aktiv übermitteln.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung und technischer Betrieb unserer Website
Bearbeitung von Kontaktanfragen
Bereitstellung der Online-Terminbuchung
Verwaltung und Bestätigung von Terminen
Versand von Terminbestätigungen und Erinnerungen
Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsverhinderung
Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird auf Servern in Deutschland betrieben. Der Hosting-Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten, insbesondere technische Zugriffsdaten, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst. Dies sind insbesondere:

besuchte Seite
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
übertragene Datenmenge
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL
IP-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Kontaktaufnahme über das Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Betroffen sein können insbesondere folgende Daten:

Praxisname
Ansprechpartner
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Inhalt Ihrer Nachricht

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags zusammenhängt. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Online-Terminbuchung

Über Voxivo können Patienten online Termine bei einer Praxis buchen. Dabei werden die für die Terminbuchung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet.

Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

Vorname und Nachname
Geburtsdatum
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
gewünschter Termin
ausgewählte Praxis, Arzt oder Fachbereich
Angaben zur Terminart oder zum Anliegen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Terminbuchung und zur Bereitstellung der gebuchten Leistung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit im Rahmen der Terminbuchung besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit dies für die Terminverwaltung erforderlich ist oder Sie diese Angaben freiwillig übermitteln.

7. Terminbestätigungen, Erinnerungen und automatische E-Mails

Bei Nutzung der Online-Terminbuchung können automatische E-Mails versendet werden, zum Beispiel Terminbestätigungen, Erinnerungen, Absagebestätigungen oder Hinweise zur Terminverwaltung.

Hierfür werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name und Termininformationen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Verwaltung des gebuchten Termins.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Terminabsage und Bestätigungslinks

Für bestimmte Funktionen können Links zur Terminbestätigung oder Terminabsage per E-Mail bereitgestellt werden. Diese Links enthalten technisch notwendige Token, damit die jeweilige Aktion sicher dem passenden Termin zugeordnet werden kann.

Die Token dienen ausschließlich der sicheren Terminverwaltung und werden nicht zu Werbezwecken verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kunden- und Praxisbereich

Für registrierte Praxen stellt Voxivo einen geschützten Softwarebereich bereit. In diesem Bereich können Praxen Termine, Ärzte, Kalender, Verfügbarkeiten, Fachbereiche und weitere Einstellungen verwalten.

Zur Nutzung des geschützten Bereichs können insbesondere Login-Daten, Praxisdaten, Benutzerdaten, Kalenderdaten und Termininformationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Software und zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für den Fall von Rückfragen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt Ihrer Nachricht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten.

Technisch notwendige Cookies dürfen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG gespeichert werden, soweit dies für den Betrieb der Website erforderlich ist. Für alle anderen Cookies ist Ihre Einwilligung erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

12. Verwendung von Captcha

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung verwenden wir ein Captcha-Verfahren. Dabei wird geprüft, ob die Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Sicherheit und dem Schutz unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Empfänger von Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine entsprechende Einwilligung vorliegt oder wir zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind.

Im Rahmen des Hostings, der technischen Bereitstellung, der E-Mail-Kommunikation oder der Softwarebereitstellung können eingesetzte Dienstleister Zugriff auf Daten erhalten, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

14. Keine Weitergabe zu Werbezwecken

Personenbezogene Daten werden von uns nicht verkauft und nicht zu fremden Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Daten aus Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Daten aus Terminbuchungen und dem Praxisbereich werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Terminverwaltung, Vertragsdurchführung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

16. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff oder sonstige unbefugte Verarbeitungen zu schützen.

Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Übertragung per SSL/TLS, sichere Login-Bereiche sowie regelmäßige technische Prüfungen und Sicherungsmaßnahmen.

17. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt.

18. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

19. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.

20. Widerruf einer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

21. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat oder in dem Sie wohnen.

22. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

23. Stand

Stand: 06/2026